Tietosuojaseloste

Hämeen Laatusiivous Oy:n tietosuojaseloste ja yleiset sopimusehdot

Voimassa 11.1.2024 alkaen toistaiseksi.

REKISTERISELOSTE

Rekisterinpitäjä: Hämeen Laatusiivous Oy, y-tunnus 2589851-5
Haapasaarentie 71, 36420 SAHALAHTI
Tietosuojavastaava: Sanna Ahtineva, p. 044-5586595, sanna.ahtineva@hameenlaatusiivous.fi

Asiakastietojen tallentaminen

Tallennamme asiakkaistamme seuraavat tiedot:

• nimi
• siivouskohteen osoite
• laskutusosoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• siivousohjeeseen tarvittavat kohdekohtaiset tiedot oikein tehdyn siivoustyön mahdollistamiseksi

Mikäli asiakkaan asioita hoitaa toinen henkilö, häneltä kerätään seuraavat tiedot:

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• muuta tietoa tarpeen mukaan, esim. suhde asiakkaaseen (tytär, poika, miniä, naapuri, ystävä, tms.)

Mikäli kyseessä on arvonlisäveroton siivoussopimus, asiakkaalta tarvitaan edellisten lisäksi myös:

• syntymäaika (ei henkilötunnuksen loppuosaa)
• kuvaus toimintakyvyn alenemisesta (arvonlisäverottomuuden peruste).

Yllämainittuja arvonlisäverottoman asiakkaan tietoja ei tallenneta sähköisiin järjestelmiimme (Talenom /
Husky Intelligence) vaan ainoastaan sopimukselle.

Muut asiakastiedot tallennetaan tilitoimistomme Talenom Oyj:n järjestelmään, jonka kautta tapahtuu mm.
laskutus, sekä Allteq Oy:n järjestelmään, jonka toimittamaan järjestelmän kautta henkilökuntamme pystyy
näkemään puhelimestaan kyseisen päivän työkohteet ja niiden työohjeet, sekä tallentamaan niissä
käytetyn työajan. Edellä mainittujen yritysten kanssa Hämeen Laatusiivous Oy:llä on asianmukaiset
sopimukset myös tietosuojaan liittyen.

Asiakastietojen tarkistaminen ja poisto

Asiakas voi pyytää itseään koskevat tiedot nähtäväkseen ja ne on hänelle kuukauden kuluessa toimitettava.
Pyynnön voi lähettää sähköpostilla osoitteeseen info@hameenlaatusiivous.fi. Asiakassuhteen päätyttyä,
asiakas voi pyytää muut tiedot poistettavaksi, mutta kirjanpitoon jää laskutustiedot seuraavien 10 vuoden
ajaksi mm. verotuksellisista syistä.

Asiakastietojen käyttö

Asiakastietoa tarvitaan työn normaaliin suorittamiseen ja asiakasyhteydenpitoon. Lisäksi lähetämme
vakituisille kotisiivousasiakkaillemme asiakaskirjeen (sisältäen mm. tulevan vuoden siivousaikataulun)
1-2 kertaa vuodessa.

Rekisterin tietoja käytetään myös Hämeen Laatusiivous Oy:n omaan suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole
suoramarkkinointia kieltänyt. Viestit liittyvät vastaaviin palveluihin joita asiakas on tilannut, ja tietoja
käsitellään tietosuojaselosteen mukaisesti. Jokaisen uutiskirje-sähköpostin alaosasta löytyvien linkkien
avulla asiakas voi milloin tahansa hallinnoida omia tietojaan tai peruuttaa uutiskirjeiden tilauksen.

Tietojen suojaaminen

Verkkosivustolla liikennöidään aina suojatulla yhteydellä (https). Sähköiset asiakastiedot on suojattu salasanoin ja palomuurein ja kirjalliset materiaalit säilytetään lukituissa ja hälytyslaittein suojatuissa tiloissa.

Sivuston evästeet

Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies). Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita selain tallentaa kävijän laitteelle. Evästeet eivät vahingoita päätelaitettasi tai tiedostojasi. Evästeet keräävät anonyymia tietoa verkkopalvelun liikenteestä, eikä tällaista tietoa yhdistetä yksittäiseen henkilöön. Sivustollamme on käytössä evästebanneri. Voit sivustolla vieraillessa joko hyväksyä tai kieltää ei-välttämättömät evästeet. Voit muuttaa tekemääsi valintaa milloin tahansa. Välttämättömien evästeiden avulla varmistetaan verkkosivustomme tekninen toimivuus, eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin. Sivustomme hyödyntää evästeitä parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen takaamiseksi, ja ei-välttämättömien evästeiden hyväksymisellä autat meitä parantamaan verkkosivustoamme.

Sivustomme käyttää Google Analyticsia ja Meta-pikseliä kerätäkseen anonyymiä tietoa kuten sivuston vierailijoiden lukumäärän ja suosituimmat sivut, ja näiden avulla pyrimme kehittämään sivustoamme ja palveluitamme entistä paremmaksi. Voit tyhjentää selaimesi asetuksista evästehistorian, jolloin selaimesi tallentamat evästiedot poistuvat. Tämä toimenpide ei estä uusien evästetietojen muodostumista.

Henkilökunnan henkilötiedot

Henkilökunnastamme tallentuvat seuraavat tiedot:

• koko nimi
• henkilötunnus
• kotiosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• tilinumero
• veronumero ja verokortti
• mahdolliset sairaslomatodistukset

Palkanlaskentaa varten tarvittavat tiedot tallennetaan verohallinnon ylläpitämään Palkka.fi –järjestelmään. Paperiversiot dokumenteista säilytetään lukituissa ja hälytyslaittein suojatussa tilassa. Henkilökunnasta ei tallenneta muuta kuin työsuhteen ja palkanlaskennan perustella tarvittavat tiedot.

YLEISET SOPIMUSEHDOT

Ehtojen soveltaminen

Näitä ehtoja sovelletaan Hämeen Laatusiivous Oy:n ja tältä siivouspalveluja ostavan asiakkaan välillä, mikäli kirjallisesti ei ole muuta sovittu. Kirjallinen sopimus ei puolestamme ole välttämätön, suullisella tai sähköpostikeskustelun perusteella tehty sopimus on yhtä pätevä ja niissä noudatetaan allamainittuja yleisiä
sopimusehtojamme.

Mikäli kuitenkin kyseessä on arvonlisäveroton siivoussopimus asiakkaan toimintakyvyn alentumisen vuoksi, kirjallinen palvelusopimus laaditaan aina.

Irtisanomisaika ja siivouksen peruuttaminen

Sopimuksen irtisanomisaika on kotisiivousasiakkailla 2 viikkoa ja yritysasiakkailla 1 kuukausi, mikäli muuta ei ole kirjallisesti sovittu. Siivouksen voi peruttaa ilman ”force majeur” –estettä kustannuksitta vähintään 7 päivää ennen ko. siivouspäivää, muussa tapauksessa siivouksesta veloitetaan normaali hinta.

Vaitiolovelvollisuus

Hämeen Laatusiivous Oy:tä ja sen koko henkilökuntaa sitoo ehdoton vaitiolovelvollisuus asiakkaiden asioihin liittyen. Vaitiolovelvollisuus on kirjattu kaikkiin työsopimuksiimme.

Vastuuvakuutus

Hämeen Laatusiivous Oy vastaa asiakkaalleen aiheuttamastaan vahingosta ja sillä on toimintaansa koskeva vastuuvakuutus.