Siivousyrityksen tietojärjestelmät lisäävät luotettavuutta

Tällä kertaa blogikirjoituksemme aiheena on siivousyrityksen tietojärjestelmät. Monikossa, koska harvassa yrityksessä pärjätään yhdellä järjestelmällä. Mitä hyötyä toimivista järjestelmistä on asiakkaalle, työntekijöille ja itse yritykselle? Miten siivousyrityksen tietojärjestelmä varmistaa laadukkaan siivouskokemuksen? Miten Hämeen Laatusiivouksessa on päädytty eri järjestelmiin ja miten selvitty käyttöönotoista, sekä millaisia haasteita käyttöön liittyy?

Kuten useimmiten, Hämeen Laatusiivouksenkin alkuvaiheen järjestelmä oli kynä ja kalenteri. Tueksi tuli nopeasti kevyt ja edullinen laskutusohjelmisto. Nämä olivat käytössä vielä, kun aloittelimme kotisiivouksia vuonna 2009. Liikevaihto oli tuolloin kuukaudessa noin 1000 € ja säännöllisiä laskuja lähti 4 kpl. Asiakkaina oli siis neljä yritystä, joita toimitusjohtajamme Jari oli siivonnut päivätyönsä ohella viikonloppuisin. (Näitä muuten siivoamme edelleen!) Laskut tulostettiin, laitettiin kirjekuoreen, postimerkki päälle ja kiikutettiin keltaiseen postilaatikkoon. Tilitoimistopalvelut olivat pienessä tamperelaisessa tilitoimistossa vuosien ajan, sinne toimitettiin toiset tulostetut kappaleet laskuista. Vuonna 2024 laskun tulostaminen omalla printterillä on poikkeuksellista ja ehkä hieman nostalgistakin.  

Toukokuussa 2010 Spinter-siivouksen liiketoiminnan oston myötä yritykseen tuli kaksi työntekijää ja kertaheitolla 60 asiakasta lisää. Luotiin Exceliin pohja työvuorosuunnittelua varten. Ihan hyvä siitä tulikin, sillä tuo ”perusviikkolista” toimii edelleen suunnittelun selkärankana: Koko viikko mahtuu siinä yhdelle A4:lle, nykyään todella pienellä fontilla, mutta silti.  

Siirtyminen sähköisiin tietojärjestelmiin 

Vuonna 2012 siirryimme Talenomin sähköisten tilitoimistopalveluiden piiriin ostolaskujen ja kirjanpidon osalta ja vuoden 2014 alusta myös myyntilaskut alettiin lähettää heidän postituspalvelunsa kautta. Tämä oli merkittävä edistysaskel, sillä kirjeitä lähti kuukausittain jo yli sata kappaletta.  

Toinen asia on varsinaisen asiakastiedon hallinta; eli mistä työntekijät tietävät, mitä kunkin asiakkaan luona tehdään? Tähän Excel ei enää taipunutkaan, tekstiä tuli paljon ja ohjeita läheteltiin sähköpostilla pitkin viikkoa. Vuonna 2017 löysimme Finnclean-messuilta tamperelaistaustaisen ohjelmiston, jota työntekijät alkoivat käyttää älypuhelimella nettiselaimen kautta. Koko henkilöstöltä vaadittiin uuden opettelua ja yritykselle hankittiin autokohtaiset puhelimet. Tässä järjestelmässä meillä olivat käyttäjinä ”autokunnat”, jonka sisältä henkilön saattoi vaihtaa toiseen ilman, että koneelle tarvitsi korjata mitään. Katsottiin vain miltä autolta työt löytyvät, ja kirjauduttiin sisään kyseisen auton tunnuksella. Tämä ensimmäinen asiakastietojärjestelmämme palveli meitä 6,5 vuotta. Alussa suunnittelemaamme Talenom-integraatiota ei lopulta koskaan toteutettu.  

Koska työntekijöistä yksilöinä ei jäänyt jälkeä järjestelmään, henkilöstön työajat kerättiin autoihin asennetuista gps-laitteista. Lähtö toimistolta, paluu toimistolle. Kuskille ylimääräistä työaikaa avainten ja välineiden järjestelystä ja huollosta. Järjestelmä tallensi ja tallentaa edelleen reitit ja autojen käynnistys- ja sammutusajat. Autojen gps-järjestelmät uusittiin nekin vuoden 2023 lopulla, kun edellinen palveluntarjoaja lopetti toimintansa. Työtuntien hallinnointiin otettiin kuitenkin vuonna 2019 niin ikään Finnclean-messuilta löydetty erillinen henkilöstöhallinnon ohjelmisto. Näin jokainen työntekijä pääsi itse kirjaamaan tuntinsa mahdollisten selitysten kera ja korjaamaan niitä tarvittaessa.  

Allteqin käyttöönotto 2024  

On tärkeää, että siivousyrityksen tietojärjestelmät ovat luotettavia ja helppokäyttöisiä, ja etsimmekin uutta järjestelmää muutaman vuoden ajan. Liiketoiminta oli kasvanut vuoden 2009 tasosta noin 70-kertaiseksi. Järjestelmän vaihto on iso ja työläs prosessi, johon ei halua lähteä heppoisin perustein. Siinä ei halua epäonnistua, eikä sitä halua tehdä yhtään ylimääräistä kertaa. Tutkimme useita vaihtoehtoja ja joistain oli demoversiokin kokeilussa. Usein hankaluuksia aiheutti tekemämme parityö ja sen laskuttaminen. 

Toiminnanohjausjärjestelmä Allteqista alkoi tulla sähköpostiin mainoksia, lopulta uteliaisuus voitti ja sovimme Vellosen Samin kanssa Teams-palaverin järjestelmään tutustumista varten. Halusimme itse hoitaa tutustumisen etänä, sillä meillä yrittäjillä on krooninen aikapula ja näin homma hoitui tehokkaimmin. Sami sai meidät vakuutettua, että parityönkin laskuttaminen onnistuu ja asiakaskohtaiset kateraportit näyttivät hienoilta. Asiakastyö-, matka-, tauko- ja lounasaikojen seuranta; kaikki samassa järjestelmässä muun asiakas- ja laskutustiedon, työntekijätietojen ja kustannuslaskennan kanssa.  

Varastonhallinnan saimme jättää ulkopuolelle, sillä meillä tuotemyynnin osuus on marginaalinen. Välillä tutkimme ja opettelimme itsenäisesti järjestelmää, saimme ajatuksemme umpisolmuihin, joita Allteqilaiset sitten kärsivällisesti aukoivat ja taas päästiin eteenpäin. Käyttöönoton ajankohta lyötiin lukkoon vuodenvaihteeseen 1.1.2024 ja sitten vain tulta päin: Hyvin selvisimme! Vanhaa järjestelmää pidettiin rinnalla varoiksi muutaman kuukauden ajan, mutta mitään uusia kirjauksia sinne ei enää 2024 vuonna tehty. 

Toimivan tietojärjestelmän hyödyt yritykselle 

Seuraavalle tasolle päästiin, kun integraatio Talenomin järjestelmään toteutui kahden kuukauden kuluttua Allteqin käyttöönotosta. Reipas ajansäästö saatiin heti siitä, että asiakkaan tietoja ei tarvinnut enää syöttää kahteen järjestelmään. Aivan umpihölmöähän se tietysti oli ollutkin, mutta välttämätöntä, kun kahdessa eri järjestelmässä elettiin. Nopeasti päästiin siihen, ettei Talenomissa enää tarvinnut käydä laskua tarkistamassa, vaan saattoi luottaa siirtojen toimivan niin kuin pitääkin.  

Halusimme itse porrastaa uuden järjestelmän käyttöönoton ja taloushallinnon integraation, sillä molemmista aiheutuu väistämättä työtä: Testaamista, ongelmien ratkomista ja uudelleen testaamista. Allteqin rautainen asiakaspalvelutiimi Ami ja Sami saivat toimia alkuvaiheessa välillä terapeutinkin roolissa, kun oppiminen ja haasteiden ratkominen otti voimille. Mutta siellä he olivat, tavoitettavissa! Myös Talenomin integraatiotiimin toiminta oli esimerkillistä; ystävällistä ja täsmällistä. On ollut mukava kuulla myös Allteqin väen kehuvan Talenomin toimintaa juuri tavoitettavuudesta ja auttamisesta. Meillä on hyviä kumppaneita! Tällaiset asiat eivät mitenkään onnistu ilman sujuvaa yhteistyötä.  

Muutamassa kuukaudessa päästiin ”kevyemmän puolelle”, eli alkoi tuntua siltä, että nyt helpottaa. Perusasioihin löytyi rutiini ja hyödyt alkoivat tulla näkyviin. Laskuttamisesta tuli helppoa, kun ei tarvinnut etsiä tietoa yhdestä ja laskuttaa toisessa järjestelmässä, vaan suoraan työltä pääsi tekemään laskun muutamalla klikkauksella. Kateraporteissa alkoi näkyä dataa ja paljon peräänkuulutettu ”tiedolla johtaminen” alkoi tulla vähitellen mahdolliseksi.  

Toimivan tietojärjestelmän hyödyt asiakkaalle 

Asiakas on kaiken takana laskun maksajan ominaisuudessa. Hyvin suunniteltu ja mutkattomasti toimiva siivousyrityksen tietojärjestelmä varmistaa, että asiakas saa oikean määrän juuri sitä tuotetta tai palvelua, jota hän on tilannut, silloin kun on sovittu ja hän maksaa siitä sen, mitä on sovittu. Jos yksikin näistä kohdista ontuu, asiakaskokemus kärsii.  

Kun työpari on matkalla asiakkaan kotiin, kyytiläinen lukee tarvittaessa kohteen ohjeet ääneen ja työpari suunnittelee oman työnjakonsa valmiiksi. Auton saapuessa kohteeseen, työaika käynnistetään. Työn kuluessa kohteen aikaa voi seurata sovelluksen kellosta. Kun työ saadaan valmiiksi, välineet tuodaan autolle ja työ päätetään. Samalla voidaan kirjata tarvittavia huomioita, kuvia, ohjepäivityksiä, tai vaikka myytyjä tuotteita. 

Vaikka itse siivoustyö on hyvin konkreettista ja silmin havaittavaa, tiedon kulku ja oikeellisuus on tärkeää asiakaskokemuksen kannalta. Kun valitset siivousyrityksen, jolla on toimiva ja moderni tietojärjestelmä, voit luottaa, että kotisiivouksesi hoidetaan tehokkaasti ja sopimuksen mukaisesti. Voit siis huoletta jättää siivouksen meille, ja nauttia puhtaasta kodista ja mielenrauhasta. Ota yhteyttä ja anna meidän huolehtia kotisi puhtaudesta! 

P.S. Yrittäjä, jos harkitset järjestelmän käyttöönottoa tai vaihtoa ja haluat kuulla lisää meidän kokemuksistamme, Sanna Ahtineva vastaa kysymyksiin mielellään. Allteq-järjestelmästä lisätietoja antavat Sami Vellonen ja Ami Blomqvist.